Desde 1º de março, está em andamento a segunda fase de implantação do eSocial para as empresas com receita bruta superior a R$ 78 milhões, que estão obrigadas a encaminhar dados referentes a eventos não periódicos, que correspondem às movimentações ou alterações que acontecem na vida do trabalhador dentro da empresa (admissões, afastamentos e desligamentos).
O programa vem sendo implantado com ajustes e alterações, como as novas versões 2.4.02 do leiaute e a 2.4 do Manual de Orientação, trazidas pela recente Resolução nº13 do Comitê Gestor do eSocial.
Desafios na segunda fase do eSocial
A entrada em produção dos eventos não periódicos exigirá empenho das empresas no cumprimento dos prazos estabelecidos.
O ponto mais crítico será a admissão, pois o Comitê Gestor do eSocial esclarece que as admissões ocorridas a partir do início da obrigatoriedade de envio dos eventos não periódicos têm de ser informadas até o dia anterior ao do início da prestação de serviços pelo empregado.
No primeiro dia da fase, foi identificada lentidão no envio de arquivos, possivelmente pelo grande volume de informações (admissões do próprio dia e também a carga inicial dos funcionários que foram admitidos antes do dia 01/03), porém não houve maiores problemas, a não ser a demora excessiva no recebimento dos protocolos. Atualmente, o sistema tem funcionado de maneira estável.
O eSocial exigirá uma mudança de cultura e ajustes nos processos de pessoal e recursos humanos. Vale ressaltar que o sistema estabelece a forma com que passam a ser prestadas as informações, não se tratando de uma nova obrigação tributária acessória, mas de uma nova forma de cumprir as obrigações.
Cada etapa precisa ser cumprida
A segunda fase é muito importante, pois o governo a partir de agora passará a contar com os vínculos trabalhistas na base do eSocial. Além disso, se uma fase não for concluída, o empregador não conseguirá avançar na implantação, já que as etapas iniciais são pré-requisitos para inclusão das informações nas fases seguintes.
Conforme já mencionado, o não cumprimento de prazos expõe o empregador a multas e penalidades previstas na legislação trabalhista e previdenciária, exigindo muita atenção no envio de informações.
Próximas fases do eSocial
Ainda com o grupo de grandes empresas, teremos nos seguintes prazos em 2018:
- maio/2018 – torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.
- julho/2018 – substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada.
Estima-se muito trabalho na implantação das demais empresas privadas, incluindo Simples, MEI e pessoas físicas (que possuam empregados), cuja a previsão é:
- julho/2018: registro das informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.
- setembro/2018: empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.
- novembro/2018: torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.
As demais fases serão implantadas a partir de janeiro de 2019. A previsão é de que, quando completamente implementado, o eSocial irá substituir uma gama de declarações com informações ao governo – como GFIP, RAIS, CAGED e DIRF – por apenas uma, reduzindo, na prática, custos, processos e o tempo gastos hoje com o cumprimento de obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias.
Impacto à rotina das empresas
A implementação do eSocial cria uma nova realidade para os profissionais que trabalham em áreas relacionadas, pois gera um aumento da demanda inicial de trabalho com a parametrização do sistema, coleta de dados, formalização de processos e padronização de rotinas.
Ou seja, o sistema demanda maior capacidade técnica, especialização e conhecimento da legislação para o cumprimento dos prazos.
Com o envio das informações de forma online, a autoridade fiscal recebe os dados de forma automática, identificando todos os procedimentos em desconformidade, o que pode levar a autuações praticamente diárias. Desta forma, é importante que sejam corrigidas práticas em desacordo e que se iniciem novas políticas dentro da rotina de trabalho.
O ideal é que as empresas possam contar com uma assessoria especializada no projeto de implementação do eSocial.
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