Como ter um bom relacionamento por e-mail com seu cliente Publicado por Pedro Custódio
Dias atrás, seguindo algumas dicas de produtividade, resolvi dar uma organizada nos meus e-mails.
Uma caixa de e-mail desorganizada é como se fosse uma gaveta bagunçada, onde você revira tudo e não acha o que procura – na maioria das vezes não está mais lá.
Enquanto eu organizava, aproveitei para ler alguns e-mails antigos e percebi duas coisas:
- Meus e-mails eram péssimos;
- Nosso trabalho evoluiu com o passar do tempo.
Pensando nisso, eu separei algumas dicas muito simples para você aplicar hoje mesmo e melhorar o relacionamento com seus clientes por e-mail.
1 Tenha um e-mail profissional
O e-mail é uma extensão do seu escritório e da sua marca pessoal. Por isso, é importante você deixá-lo o mais profissional possível.
Por exemplo, contato@pedrocustodio.adv.br soa muito melhor do que pedrocustodio@hotmail.com.
Se você não tem um site ou blog para criar um e-mail associado ao seu domínio, veja se na sua Seccional esse serviço não é oferecido. A OAB-SP, por exemplo, oferece gratuitamente o E-mail do Advogado.
2 Seja gentil e objetivo
Dale Carnegie dizia que o som mais doce para o ouvido de qualquer pessoa é seu próprio nome. Não comece o e-mail dizendo apenas “boa tarde”. Diga o nome do seu cliente e cumprimente-o gentilmente e com boas energias.
Depois, seja objetivo, e escreva diretamente o que você precisa escrever, apresentando de forma clara e eficaz as informações que o seu cliente espera receber.
Quanto mais gentil você for e mais valiosas e objetivas forem as informações que você envia por e-mail, mais você ganhará a confiança e a admiração do seu cliente.
3 Dispense as palavras difíceis
Aqui vai uma dica de um grande escritor, Geroge Orwell: nunca use jargões ou termos científicos se puder pensar em uma palavra equivalente em seu idioma que seja de uso comum.
Um bom e-mail deve ser simples. Palavras bonitas e “rebuscadas” não agregam valor à informação que você precisa passar, além de tornar a compreensão mais difícil para o seu cliente.
É muito importante que você tenha um bom vocabulário, pois isso demonstra que você lê e estuda. Porém, ao se comunicar com um cliente, usar as palavras do dia a dia soa mais humano, e elucida toda a substância informativa que vossa senhoria deseja imprimir à sua clientela.
4 Preocupe-se com a estética do e-mail
Além de claro e objetivo, seu e-mail deve ser agradável. Blocos enormes de texto tornam a leitura pesada, confundindo os olhos de quem está do outro lado da tela – no caso, seu cliente.
Para que seu e-mail fique mais evolvente, procure escrever parágrafos de duas ou três linhas – se o e-mail for grande – e realce as informações mais importantes com marcadores ou negrito.
Além disso:
- Tenha uma assinatura bacana; e
- Não exagereno tamanho da logo do escritório.
5 Registre tudo por e-mail
Na correria do dia a dia resolvemos muita coisa pelo telefone, e algumas são importantes demais para ficar apenas no disse que disse.
Por isso, sempre que resolver algo pelo telefone com o seu cliente, procure registrar por e-mail a conversa.
Veja o exemplo abaixo.
Oi, Cliente!
Esse e-mail é apenas um exemplo, mas, conforme nos falamos há pouco pelo telefone, essa decisão é muito importante, e seria bom para mim e para você registrá-la por e-mail, e evitar o disse que disse futuramente.
Abraços!
Conclusão
Se você gostou dessas dicas, comece a usá-las hoje mesmo! Lembre-se que um e-mail bem escrito e efetivo dispensa uma ligação ou mesmo uma reunião com seu cliente.
Assim, você economiza tempo e poupa o tempo do seu cliente também.
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Publicado por Pedro Custódio Publicado originalmente no meu blog