Este procedimento foi elaborado com base nas boas técnicas e doutrinas contábeis referentes ao assunto.
Resumo: Este procedimento tem o objetivo de enfatizar a importância fundamental da escolha de um contador qualificado para a maximização das possibilidades de sucesso da pequena empresa.
OBJETIVO DO ARTIGO
Os riscos da seleção e da contratação de um funcionário é, sempre, proporcional ao grau de importância e de responsabilidade do cargo a ser desempenhado por esse funcionário. Este texto tem o objetivo de enfatizar a importância fundamental da escolha de um contador qualificado para a maximização das possibilidades de sucesso da pequena empresa.
RISCOS ADICIONAIS DA PEQUENA EMPRESA NA CONTRATAÇÃO DE UM CONTADOR
A contratação equivocada de um contador – mesmo que seja sob a condição de um funcionário regular – acarreta problemas graves a qualquer empresa, seja qual for o seu porte ou a natureza da sua atividade. O risco de equívoco na contratação externa do contador é sempre maior, especialmente em função do menor controle, que é possível exercer sobre o desempenho de um profissional independente.
Assim, a pequena empresa – por dispor de menos recursos financeiros ou, simplesmente, pelo fato de não contar com estrutura organizacional que comporte, no seu quadro de funcionários, a figura de um contador exclusivo – tem o seu risco aumentado ao ver-se forçada à contratação de um profissional externo.
O desempenho cotidiano do contador interno, sob a constante avaliação atenta de uma supervisão competente, não tarda a revelar os seus pontos altos e baixos. Todavia, no caso dos pequenos empresários, sujeitos à contratação de contadores externos, a situação pode tornar-se de alto risco, conforme comprovado pelos repetidos problemas que podemos acompanhar pela imprensa. Daí a maior seriedade que o assunto assume para uma pequena empresa.
A primeira característica de um contador de pequena empresa é que, ao contrário do que sucede na maioria das grandes empresas, ele aparece como um funcionário terceirizado, autônomo, ou vinculado a um escritório de contabilidade, mas sem nenhum vínculo empregatício com a pequena empresa que aluga os seus serviços.
Além disso, há que se levar em conta que, na pequena empresa, a importância da função exercida pelo contador excede aquela que lhe é atribuída nas empresas de maior porte, nas quais as responsabilidades que lhe são confiadas diluem-se por um número variável de profissionais. Isso implica, como já vimos, em uma maior dificuldade em garantir e monitorar o fiel cumprimento das obrigações do contador, acarretando, consequentemente, maiores cuidados na sua contratação.
A FUNÇÃO DO CONTADOR NA PEQUENA EMPRESA
Uma importante contribuição geralmente esperada pela pequena empresa consiste em que o contador, mesmo quando não explicitamente solicitado, ofereça sugestões criativas, embasadas na sua experiência, quase sempre superior à do proprietário-gerente da organização que o contratou.
No seu “Finanças Para o Pequeno Empresário”, Lambden e Targett afirmam “que um pequeno empresário precisa de um contador antes mesmo de entrar no mundo dos negócios!”. Ou seja: antes mesmo da empresa nascer oficialmente; antes mesmo de haver atos e fatos administrativos a registrar, a empresa já espera (e necessita) algo muito importante do seu contador.
Afora esse algo (que não está nos contratos), a pequena empresa espera do contador tudo o mais que ele tem por sua função principal e que aparece, formalmente explícita em contrato, incluindo funções tais como: participar da instalação de um sistema contábil adequado às necessidades da empresa com a responsabilidade de emitir relatórios financeiros periódicos de interesse gerencial, manter sob controle e pontualmente pagas as obrigações tributárias e demais responsabilidades financeiras da empresa e supervisionar os funcionários da empresa encarregados das funções contábeis internamente executadas (porque o contador externo sempre terá um ou mais empregados regulares da empresa encarregados de fazer a ligação habitual com ele).
Além disso – vale lembrar mais uma vez -, persiste sob “validade informal” a “obrigação moral” de prestar auxílio na resolução de problemas, nos quais o pequeno empresário se sinta inseguro e solicite a colaboração do contador, sabidamente mais experiente no assunto, em vista de participação anterior em casos de natureza semelhante.
Na verdade, a quase totalidade das empresas, sejam quais forem o seu porte, o seu campo de atuação ou a sua complexidade, vale-se, hoje, do contador que lhes presta serviços (seja ele interno ou externo) para colaboração em atividades que excedem as suas funções originais de simples registro e interpretação das operações das empresas.
Assim, conclui-se que o contador não só é funcional e legalmente imprescindível a qualquer empresa, como também expande e generaliza, continuamente, a sua atuação, dotando-a, a cada dia que passa, de contornos cada vez mais gerenciais.
Uma das primeiras consequências desse avanço profissional é a importância cada vez maior do rigor dos critérios estabelecidos para a contratação do contador, já que o rigor desses critérios de seleção deve ser invariável e diretamente proporcional à relevância do cargo a ser preenchido.
CUIDADOS NA CONTRATAÇÃO DE UM CONTADOR PELA PEQUENA EMPRESA
Paul Resnik – autor de um dos mais detalhados manuais de instruções para pequenos empresários que podemos encontrar – adverte que “a escolha de um contador é uma das atitudes mais decisivas que você terá que tomar. A qualidade desta escolha, em geral, é um determinante direto ou indireto do sucesso ou fracasso da sua empresa”.
Apesar de ninguém ignorar o fato destacado pelo autor – já que todos conhecemos quão importante e “invasivo” é o relacionamento empresa/contador -, a contratação do profissional contábil ainda é pontilhada por episódios surpreendentes em termos de pouco-caso e irresponsabilidades. Muitos ainda esquecem providências elementares nessa contratação.
Há contadores externos escolhidos segundo critérios exclusivos de “amizade”, assim como ainda acontecem (casos muito piores) escolhas sem critério algum, como por mero “sorteio”, como ocorre quando se passa diante de um escritório de contabilidade nunca antes visto, ou se lê o anúncio de algum profissional, igualmente desconhecido, e já se decide, precipitadamente e sem quaisquer investigações, pela celebração de um contrato com riscos que envolvem, inclusive, a própria sobrevivência do empreendimento.
Bem faria essa gente se se espelhasse nas desastrosas experiências de muitos empresários que embarcaram na canoa furada de pseudoprofissionais, desonestos, incompetentes ou simplesmente desatualizados.
A mídia veicula, com certa frequência, casos de empresários que perderam os seus empreendimentos e até bens pessoais por deixarem-se enredar nas teias de falsos profissionais da contabilidade. O pesadelo dessas pessoas de boa-fé ainda tem mais um agravante: muitas vezes elas se tornam reféns dos pilantras, não os denunciando às autoridades nem abrindo-lhes a identidade à imprensa por temor a represálias.
Afinal, o contador é sempre um “confessor”, conhecendo cada detalhe das operações da empresa (e, por ele, exclusivamente registradas), situando-se, por isso, em posição vantajosa para prejudicá-la (e aos seus proprietários) em qualquer eventualidade que seja do seu interesse.
Todavia, não há razão para exageros: afinal, o contador não é uma categoria profissional pior do que as outras – em todas elas, há bons e maus profissionais, sendo os maus uma minoria absoluta. O problema é que o trabalho do contador, pela facilidade com que parece multiplicar as oportunidades de “abuso de confiança”, é um semeador de tentações. Assim, é indispensável a adoção de medidas acautelatórias.
Para reduzir a possibilidade de equívocos na escolha de um parceiro de tanto risco, é recomendável que alguns cuidados sejam adotados pelos interessados (particularmente se se tratar de um pequeno empresário), tais como:
a) em primeiro lugar, cabe a advertência de que nem mesmo um profissional conhecido de longa data, “um velho amigo da família”, pode ser contratado sem prévia investigação – conquanto não se possa duvidar da sua honestidade (ainda mais fortalecida pelos laços de amizade), convirá pesquisar, por exemplo, detalhes como o seu nível de atualização, cuidado nem sempre lembrado pelos especialistas em uma matéria como a contabilidade que, fazendo parte do mundo dos negócios, evolui com aceleração sempre crescente;
b) antes de decidir quanto à escolha do contador, é essencial averiguar qual(is) dos candidatos ao cargo está(ão) mais familiarizado(s) com o setor de atuação da sua empresa – essa familiaridade, por permitir análises e decisões mais rápidas e acertadas, é mais relevante do que a princípio parece. Quanto maior a “especialização” do candidato no setor de atuação da empresa, mais conveniente será a sua contratação;
c) outra providência indispensável refere-se à real disponibilidade de tempo do profissional; muitas vezes, altos níveis de ocupação são confundidos com indício de competência – se o contador tem grande clientela é porque deve ser competente. Todavia, esse fato pode trazer um sério risco: muito profissional (mesmo os alheios à área contábil) aceitará – principalmente por necessidade de ordem financeira, obrigações que, por excesso de ocupação, não poderá cumprir. Contratar um contador nessas condições é colocar-se sob o risco de não ser adequadamente atendido em uma situação de emergência, fato que pode redundar em perdas de prazos, multas e outras consequências habituais da superocupação dos profissionais. Não se pode esquecer que o contador externo é um profissional “compartilhado”, alguém que não trabalha exclusivamente para a sua empresa;
d) não esquecer de promover uma pesquisa dos preços vigentes no mercado dos serviços contábeis, escolhendo aquele que represente um custo compatível com os serviços desejados. Isso evitará que o empresário seja explorado por algum “espertalhão bem falante”, assim como não cairá no extremo oposto de contratar por “preço de oferta” o contador ou o escritório que cobra menos porque “não vale nada”. Tenha por princípio sempre desconfiar da qualidade dos serviços de contabilidade oferecidos a preços inferiores aos do mercado;
e) nenhuma das recomendações anteriores (bem como nenhuma das que poderiam vir em seguida, por mais numerosas que sejam) dispensará a busca de referências e indicações complementares com pessoas de confiança, inclusive (e sobretudo) com outros empresários, notadamente atuais ou antigos contratantes do contador sob avaliação;
f) se, depois dessas providências, ainda sobrarem dúvidas e indecisões, não hesite em buscar esclarecimentos diretos do Conselho Regional.
CONCLUSÃO
A preocupação com o contador não se extingue com o período da contratação. Aí começa a fase do acompanhamento do trabalho. Essa é igualmente importante, sobretudo porque, se o contador independente sentir que ninguém, na empresa, se importa com a qualidade do seu desempenho, que ninguém “dá a mínima” para a seriedade do seu trabalho, talvez comece a “patinar”, senão em matéria de honestidade, pelo menos em matéria de pontualidade no cumprimento de datas de pagamento de contas ou de emissão de relatórios gerenciais.
Para evitar ocorrências dessa natureza, que sempre trazem dores de cabeça, além de eventuais multas e penalidades diversas, é de bom alvitre adotar medidas preventivas, tais como:
a) pagamento direto dos impostos – pague-os você mesmo em lugar de entregar o dinheiro para que outro o faça;
b) institua o procedimento habitual do controle periódico do cumprimento das obrigações da empresa, quer em termos de pagamentos, quer em termos de declarações e outros documentos, a serem efetivados e/ou emitidos em datas certas. Por exemplo: vistorie o cumprimento de todas essas obrigações a cada 3 meses;
c) mantenha um arquivo atualizado de toda a papelada obrigatória, de forma a contar com uma fonte de informação ágil e confiável que lhe permita, em casos de autuação, descobrir se houve, realmente, alguma falha interna ou se se trata de simples engano da autoridade emitente da autuação.
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